TERMES DE REFERENCE ADMINISTRATIVE OFFICER

Titre : Administrative Officer

Statut: Consultant

Durée: 12 mois

Location: Vatomandry

Rapporte à: Head of Finance & Administration

A PROPOS DU YOUTH FIRST

Youth First est une Organisation non-gouvernementale œuvrant pour l’autonomisation des jeunes, dirigée par une communauté de jeunes experts et professionnels. Avec sa vision stratégique 2021-2025, Youth First a pour vise à autonomiser économiquement les jeunes Malagasy. 

Ainsi pour les cinq prochaines années, Youth First s’engage à intervenir auprès des jeunes à travers les programmes de renforcement de capacité, à travers le développement de divers outils, la recherche sur les problématiques qui touchent les jeunes et le plaidoyer pour une participation inclusive des jeunes dans le processus décisionnel. 

Depuis Aout 2021, dans le cadre du programme ‘’La voix collective des femmes et des filles’’, un programme multi-pays financé par l’Agence Française de Développement (AFD) et dirigé par Care France, Youth First fait partie des organisations partenaires avec Care Madagascar et ASOS pour améliorer l’exercice des droits humains pour les femmes et les filles à Madagascar ainsi que l’égalité de genre dans le pays. Dans sa mission ‘’Plaidoyer’’, Youth First cherche à amplifier la voix des jeunes, y compris les jeunes femmes et les filles, auprès des décideurs afin d’exprimer ses besoins pour apporter de réels changements. A travers ce programme et en lien avec les priorités stratégiques de Youth First pour les cinq années à venir, Youth First va renforcer les organisations féminines pour promouvoir la voix collective des femmes pour être entendue et considérée dans l’élaboration, l’actualisation et mise en œuvre des lois en faveur de l’égalité de genre. 

CONTEXTE DU POSTE

Dans le cadre du projet, l’Administrative Officer assure la bonne gestion des opérations. La personne a pour responsabilité de veiller au respect des procédures administratives mises en place au sein de l’organisation pour une bonne opérationnalisation des taches dans le cadre du projet. 

PROFIL RECHERCHE

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 23 à 30 ans. Les candidats devraient idéalement avoir une forte expérience dans la gestion administrative au sein des organisations. Dans l’idéal, nous sommes à la recherche d’une personne créative, polyvalente et ayant le sens de l’initiative. 

ROLES ET RESPONSABILITES

1. Gestion administrative : 

• Veiller à la conformité des éléments administratives des pièces justificatives ; 
• Assurer la gestion administrative et logistique de l’organisation ainsi que les programmes (inventaire, gestion stock, …); 
• Vérifier les pièces justificatives ; 
• Gérer les courriers ; 

• Assurer la préparation des documents administratifs,  et vérifier la conformité, la cohérence des pièces justificatives. 

2. Procurement : 

• Collaborer avec les membres de l’équipe technique dans l’identification des besoins en Achat ; 
• Développer le plan d’achat du projet ; 

• Suivre le processus d’achat, et assurer la conformité des opérations selon le manuel de procédure de l’organisation ; 
• Appuyer le Finance and Administrative Officer dans la prospection, rédaction des appels d’offres et la sélection des fournisseurs capables de répondre aux besoins ; 
• Assurer la qualité des services rendus et des achats au niveau des fournisseurs ou prestataires. 

EDUCATION ET MOTIVATION

• Bacc+4 en Gestion ou dans les domaines en relation au poste ; 
• Minimum deux ans d’expériences dans les domaines connexes à la gestion administrative dans les ONG nationales et/ou internationales ; 

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Supervision: Finance & Administration Officer 

Internes :  les autres membres de l’équipe exécutive 

Externes : Partenaires et les bailleurs de fonds  

LIVRABLES PRINCIPAUX

• Classement des pièces comptables ; 
• Rapport mensuel ; 

• Plan d’achat périodique ; 
• Dashboard de suivi des achats et la performance des prestataires / fournisseurs. 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES MINIMUM

La personne idéale devrait avoir les qualifications suivantes : 

• Intelligence émotionnelle élevée (curiosité, écoute active et objective, ouverture d’esprit, proactif, innovant, attitude positive) ; 
• Capacité d’adaptation et force d’initiative ; 
• Forte connaissance du monde des nouvelles technologies et de son application pratique pour le développement ; 

VALEURS REQUISES

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First :

-Intégrité

-Humilité

-Equité

-Excellence

-Loyauté

PAIES ET BENEFICES

La rémunération est conforme avec la grille salariale de l’organisation. 

Nous vous offrons : 

• Une opportunité de faire partie intégrante d’une équipe jeune, dynamique et professionnelle ; 
• Une possibilité de travailler de manière indépendante et de prendre des responsabilités ; 
• Des programmes professionnels et de formation. 

CLAUSES CONDITIONNELLES

• Cette description n’est pas une liste exhaustive des connaissances, des taches et des responsabilités associés à ce poste. 
• Le recrutement et l’établissement de contrat de travail pour ce poste sont conditionnés par le renouvellement de financement des bailleurs de fond. 

CANDIDATURE

Pour envoyer votre candidature, veuillez remplir le formulaire en cliquant ici

Deadline pour l’envoi de candidature : Vendredi 10 Septembre 2021 à 17h00