TERMES DE REFERENCE – ADMINISTRATIVE AND LOGISTIC FELLOW

Titre du poste: Administrative and Logistic Fellow

Statut : Fellowship (06 mois) 

Département: Opérations

Duty Station: Antananarivo  

Se rapporte à : Finance and Administrative Officer 

A PROPOS DE YOUTH FIRST  ET DU YOUTH FIRST FELLOWSHIP PROGRAM

Youth First est une organisation non-gouvernementale œuvrant pour l’autonomisation des jeunes et qui cherche à fédérer une communauté de jeunes qui croient en leur potentiel et qui sont des agents de changement. Youth First vise à atteindre cette vision à travers la mise en place de divers programmes de développement à l’endroit des jeunes. Avec son plan stratégique 2021- 2025, l’accent sera mis sur l’autonomisation économique des jeunes, parmi ses interventions de développement économique figure le Youth First Fellowship Program.

L’objectif global du programme Youth First Fellowship Program est d’offrir aux jeunes professionnels l’opportunité d’acquérir une expérience pratique au sein de Youth First, tout en renforçant leurs connaissances, compétences et aptitudes professionnelles.

Spécifiquement, le programme vise à :

• Introduire les jeunes dans le monde professionnel ;
• Renforcer la capacité des jeunes afin de les préparer pour le marché du travail.

CONTEXTE DU POSTE  

L’Administrative and Logistic Fellow sera affilié(e) au département Opérations. Elle/il assistera de près le Finance and Administrative Officer dans la gestion administrative et logistique de Youth First dans :

• La classification et archivage de toute pièce relative aux ressources documentées ;
• La gestion de stock des consommables de bureau ;
• Le suivi et inventaire des immobilisations.

ROLES ET RESPONSABILITES 

1.Administration :

• Appui dans le suivi des documents administratives interne ;
• S’assurer que les documentations internes soient conformes aux exigences des procédures interne.

2. Logistique : 

• Appui dans la gestion de Stock ;
• Appui dans l’inventaire périodique sur les stocks et les immobilisations ;
• Avec le Finance and Administrative Officer, assurer la réception des divers achats selon les normes de qualité exigée dans le bon de commande.
• Participer à la tenue à jour des bases de données logistiques.

3. Autres :

• Participer aux réunions internes et aux formations pour enrichir les connaissances ainsi que les compétences professionnelles ;
• Collaborer avec l’équipe pour assurer une communication fluide entre les départements.

PROFIL RECHERCHE  

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 20 à 25 ans. Il/elle devra avoir de connaissance concernant le fonctionnement interne d’une organisation ainsi que la gestion de stock. Nous priorisons les candidats ayant le sens de l’organisation, la polyvalence et ayant le sens de l’initiative.

EDUCATION ET MOTIVATION

• Bacc+3 en gestion, administration ou comptabilité ;
• Avoir une connaissance technique dans l’administration et la gestion de Stock ;
• Maitrise des outils offices (Excell, Word, PowerPoint) ;
• Compétences en rédaction et maîtrise de la langue française et Word malgache. L’anglais serait un atout ;
• Intérêt démontré pour le développement social et la cause de la jeunesse serait un atout ;
• Ayant un sens de l’initiative ;
• Organisé(e), attentif(ve) aux détails et capable de gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Adhère aux valeurs de Youth First.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL  

Supervision: Finance and Administrative Officer;
Internes :  SMT (Senior Management Team) et staffs Youth First.

VALEURS REQUISES POUR TOUS LES STAFFS 

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First et utiliser par chaque STAFF pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités : 

-Passion 

-Intégrité 

-Excellence et Professionnalisme 

-Equité 

-Loyauté 

-Humilité 

-Bienveillance 

CONDUITE ENVERS LES PERSONNES VULNERABLES  

Youth First applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements dégradants avec ses valeurs fondamentales et son code d’éthique et de conduite, notamment l’exploitation et abus sexuels des personnes vulnérables, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Youth First adhère également à des normes strictes de protection des enfants, des adolescents et des jeunes.   

AVANTAGES

Nous vous offrons :

• Une opportunité de faire partie intégrante d’une équipe jeune, dynamique et professionnelle ;
• Une indemnité de stage mensuelle ;
• Des programmes de formation et de coaching en développement professionnel.

CANDIDATURE

Pour postuler, envoyez votre vidéo de candidature à l’adresse e-mail careers@youthfirstmadagascar.org, avant le 23 Septembre 2023  à 17 heures en répondant aux questions suivantes :

• Qui es-tu ? Quel est ton parcours académique et pour quelle position de fellowship postules-tu ?
• Quels sont tes 03 objectifs dans le cadre de ce fellowship et comment Youth First pourrait t’appuyer pour les atteindre ?
• Quelle est ta vision de la jeunesse malagasy ?
• Si tu devais être un animal, lequel choisirais-tu ? Pourquoi ?