TERMES DE REFERENCE – FINANCE AND ADMINISTRATIVE MANAGER

• Titre du poste : Finance and Administrative Manager
• Statut: Consultant
• Département : Opérations (Niveau Middle Manager)
• Lieu de travail : Antananarivo
• Superviseur : Chief Executive Officer

A PROPOS DE YOUTH FIRST

Youth First est une organisation non-gouvernementale, dirigée par de jeunes experts, œuvrant dans la promotion du développement de la jeunesse visant l’autonomisation des jeunes. En effet, l’organisation cherche avant tout à fédérer une communauté nationale de jeunes qui croient en leurs potentiels et qui sont des agents de changement.

Convaincue du rôle primordial que les jeunes ont dans le développement du pays, l’organisation mise sur ses trois missions : Equip, Empower et Advocate.

CONTEXTE DU POSTE

Sous la supervision du Chief Executive Officer, le Finance and Administrative Manager est chargé de superviser efficacement les opérations au sein de Youth First. Son rôle principal consiste à garantir le respect des procédures administratives et financières établies, assurant ainsi une mise en œuvre efficace des tâches opérationnelles.

ROLES ET RESPONSABILITES

1. Opération et administration

• Assurer le classement et l’archivage des pièces administratives et financières ;
• Etablir et suivre régulièrement les écritures comptables, le plan d’achat et les contrats en cours ;
• Assurer la conformité des procédures administratives et financières des opérations ;
• Etablir les états financiers ;
• Etablir et assurer la qualité des rapports financiers à soumettre au niveau de chaque bailleur ;
• Effectuer les opérations fiscales (droit de communication, déclaration et paiement auprès du centre fiscal) de l’organisation, en appui aux Senior Management Team ;
• Appuyer dans les audits financiers des projets, des programmes ainsi que ceux de l’organisation ;
• Assurer la mise en place des recommandations suite aux audits et aux contrôles des bailleurs de fonds.

2. Budgétisation et appui aux programmes :

• Avec l’appui technique auprès du département programmatique, diriger l’élaboration du budget annuel et le budget des programmes ;
• Effectuer la projection financière de l’organisation ;
• En collaboration avec le Head of Programmes, effectuer la planification et le suivi budgétaire ;
• Consolider et vérifier la cohérence des rapports financiers mensuels et trimestriels de l’organisation et, en collaboration avec le Head of Programmes, établir les rapports financiers des programmes ;
• Assurer un transfert de compétence et renforcement de capacité continu en matière de finance aux organisations ou structures bénéficiaires.

3. Logistique :

• Superviser la gestion des équipements et des matériels du Youth Innovation Lab. ;
• Superviser les inventaires des stocks périodiques des fournitures et matériels de bureau ;
• Superviser l’organisation des déplacements professionnels suivant les requêtes établies par les demandeurs.

4. Procurement

• • Travailler en collaboration avec l’équipe des programmes pour identifier les besoins en achats ;
  • Assurer le suivi du processus d’achat et veiller à ce que les opérations soient conformes au manuel de procédures administratives et financières ;
  • Identifier des fournisseurs potentiels et rédiger des appels d’offres ;
  • Participer à la garantie de la qualité des services fournis et des achats auprès des fournisseurs ou prestataires ;
  • Gérer les contrats des prestataires ;
  • Assurer la gestion des contrats des prestataires.

PROFIL RECHERCHE

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 23 à 30 ans. Les candidats devraient idéalement avoir une forte expérience dans la gestion administrative et financière au sein des organisations. La personne devra avoir une forte connaissance des procédures avec les bailleurs traditionnels (Organismes des Nations Unies, USAID, UE, AFD, …). Dans l’idéal, nous sommes à la recherche d’une personne flexible qui a des ambitions d’apprentissages dans d’autres horizons que les opérations administratives et financières. Une personne créative, ayant le sens de la rigueur et méticuleuse, polyvalente et ayant le sens de l’initiative.

EDUCATION ET MOTIVATION 

• Bacc+5 en finances, en comptabilité, en contrôle de gestion et audit ou dans les domaines en relation avec poste ;
• Au moins trois ans d’expérience dans les domaines connexes à la gestion financière et administrative des grandes organisations ;
• Expérience avec les procédures des grands bailleurs (organismes des Nations Unies, USAID, UE, AFD) ;
• Forte compétence dans la comptabilité et la gestion financière ;
• Connaissance en logiciel comptable ;
• Capacité d’analyse ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Animé un désir ardent d’acquérir de nouvelles connaissances ;
• Sens de l’initiative, de l’autonomie et de la rigueur ;
• Maîtrise du Malagasy et du français et bonne connaissance de l’anglais.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Supervision : Chief Executive Officer

Internes :  les autres membres de l’équipe exécutive

Externes : Partenaires et les bailleurs de fonds

LIVRABLES PRINCIPAUX

• Rapport financier mensuel ou trimestriel ;
• Rapport d’audit financier annuel ;
• Etat financier de l’organisation ;
• Arrêté mensuel du manuel d’inventaire ;
• Outils de suivi budgétaire périodique ;
• Projection financière périodique.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES MINIMUM

La personne idéale devrait avoir les qualifications suivantes :

• Intelligence émotionnelle élevée (curiosité, écoute active et objective, ouverture d’esprit, proactif, innovant, attitude positive) ;
• Capacité à gérer et à travailler en équipe ;
• Capacité d’adaptation et force d’initiative ;
• Forte connaissance du monde des nouvelles technologies et de son application pratique pour le développement.

VALEURS REQUISES POUR TOUS LES STAFFS  

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First et utilisées par chaque STAFF pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités :

• Passion
• Intégrité
• Excellence et Professionnalisme
• Equité
• Loyauté
• Humilité
• Bienveillance

CONDUITE ENVERS LES PERSONNES VULNERABLES  

Youth First applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements dégradants avec ses valeurs fondamentales et son code d’éthique et de conduite, notamment l’exploitation et abus sexuels des personnes vulnérables, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Youth First adhère également à des normes strictes de protection des enfants, des adolescents et des jeunes.   

PAIE ET BENEFICES

La rémunération s’aligne avec la grille salariale de l’organisation.

Nous vous offrons :

• Une opportunité de faire partie intégrante d’une équipe jeune, dynamique et professionnelle ;
• Une possibilité de travailler de manière indépendante et de prendre des responsabilités ;
• Des programmes professionnels et de formation ;
• Une possibilité de voyager à l’étranger dans le cadre de projets.

CLAUSES CONDITIONNELLES

Cette description n’est pas une liste exhaustive des connaissances, des tâches et des responsabilités associées à ce poste.

Le recrutement et l’établissement de contrat de travail pour ce poste sont conditionnés par le renouvellement de financement des bailleurs de fonds.

CANDIDATURE

Pour postuler, remplissez le formulaire suivant :  https://forms.office.com/r/1PhvUyMa6m  avant le vendredi 19 juillet 2024 à 17H41.