TERMES DE REFERENCE – ADMINISTRATIVE OFFICER

Titre du poste : Administrative Officer

Statut : Consultant 

Département: Operations

Duty Station: Vatomandry, Région Atsinanana 

Se rapporte à : Finance and Administration Officer

A PROPOS DE YOUTH FIRST  

Youth First est une Organisation non-gouvernementale œuvrant pour l’autonomisation des jeunes, dirigée par une communauté de jeunes experts et professionnels. Avec sa vision stratégique 2021-2025, Youth First a pour vise à autonomiser économiquement les jeunes Malagasy. 

Ainsi pour les cinq prochaines années, Youth First s’engage à intervenir auprès des jeunes à travers les programmes de renforcement de capacité, à travers le développement de divers outils, la recherche sur les problématiques qui touchent les jeunes et le plaidoyer pour une participation inclusive des jeunes dans le processus décisionnel. 

Depuis Aout 2021, dans le cadre du programme ‘’La voix collective des femmes et des filles’, un programme multi-pays financé par l’Alliance Française de Développement (AFD) et dirigé par Care France, Youth First fait partie des organisations partenaires avec Care Madagascar et ASOS pour améliorer l’exercice des droits humains pour les femmes et les filles à Madagascar ainsi que l’égalité de genre dans le pays. Dans sa mission ‘’Plaidoyer’’, Youth First cherche à amplifier la voix des jeunes, y compris les jeunes femmes et les filles, auprès des décideurs afin d’exprimer ses besoins pour apporter de réels changements. A travers ce programme et en lien avec les priorités stratégiques de Youth First pour les cinq années à venir, Youth First va renforcer les organisations féminines dans le but de promouvoir la voix collective des femmes pour être entendue et considérée dans l’élaboration, l’actualisation et mise en œuvre des lois en faveur de l’égalité de genre. 

CONTEXTE DU POSTE  

Dans le cadre du projet, l’Administrative Officer assure la bonne gestion des opérations. La personne a pour responsabilité de veiller au respect des procédures administratives mises en place au sein de l’organisation pour une bonne opérationnalisation des tâches dans le cadre du projet FIVEHI.

ROLES ET RESPONSABILITES 

1.Gestion administrative et logistique

• Veiller à la conformité des éléments administratives des pièces justificatives ;
• Assurer la gestion administrative et logistique du programme FIVEHI (inventaire, gestion stock, …) ;
• Vérifier et classer les pièces justificatives ;
• Gérer les courriers ;
• Assurer la préparation des documents administratifs, et vérifier la conformité, la cohérence des pièces justificatives.

2. Procurement :

• Collaborer avec l’Advocacy Project Officer dans l’identification des besoins en Achat ;
• Développer le plan d’achat du programme ;
• Assurer la conformité des opérations selon le manuel de procédure de l’organisation ;
• Appuyer le Finance and Administrative Officer dans la prospection.

3. Appui à l’équipe :

• Collaborer avec l’équipe technique dans l’organisation et la conduite des activités sur terrain ;
• Appui au rapportage des activités sur terrain.

PROFIL RECHERCHE  

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 23 à 30 ans. Les candidats devraient idéalement avoir une forte expérience dans la gestion administrative au sein d’organisation non -gouvernementale. Les candidats créatifs, polyvalents et ayant le sens de l’initiative seront priorisés.

EDUCATION ET EXPERIENCE  

• Bacc+4 en Gestion ou dans les domaines en relation au poste ;
• Expériences de deux ans au minimum dans un rôle administratif similaire, de préférence au sein d’une ONG nationale/ Organisation Internationale.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL  

Supervision: Finance and Administrative Officer;

Internes:  SMT (Senior Management Team) et staffs de Youth First;

Externes : Partenaires et les bailleurs de fonds.

LIVRABLES PRINCIPAUX 

• Classement des pièces comptables ;
• Rapport mensuel ;
• Plan d’achat périodique ;
• Dashboard de suivi des achats et la performance des prestataires / fournisseurs ;
• Envoi des pièces justificatives originales auprès du Finance and Administrative Officer.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES MINIMUM  

• Intelligence émotionnelle élevée (curiosité, écoute active et objective, ouverture d’esprit, proactif, innovant, attitude positive) ;
• Capacité d’adaptation et force d’initiative ;
• Forte connaissance du monde des nouvelles technologies et de son application pratique pour le développement ;

VALEURS REQUISES POUR TOUS LES STAFFS 

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First et utiliser par chaque STAFF pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités : 

-Passion 

-Intégrité 

-Excellence et Professionnalisme 

-Equité 

-Loyauté 

-Humilité 

-Bienveillance 

CONDUITE ENVERS LES PERSONNES VULNERABLES  

Youth First applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements dégradants avec ses valeurs fondamentales et son code d’éthique et de conduite, notamment l’exploitation et abus sexuels des personnes vulnérables, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Youth First adhère également à des normes strictes de protection des enfants, des adolescents et des jeunes.   

 AVANTAGES 

La rémunération est conforme avec la grille salariale de l’organisation.

Nous vous offrons :

• Une opportunité d’intégrer une équipe jeune, dynamique et professionnelle ;
• Une possibilité de travailler de manière indépendante et de prendre des responsabilités ;
• Des programmes professionnels et des formations.

CLAUSES CONDITIONNELLES   

• Cette description n’est pas une liste exhaustive des connaissances, de tâches et de responsabilités associées à ce poste. 
• Le recrutement et l’établissement de contrat de travail pour ce poste sont conditionnés par le renouvellement de financement des bailleurs de fonds. 

CANDIDATURE

Pour que votre candidature soit considérée, veuillez remplir le formulaire en cliquant ici.

La date butoir des candidatures est fixée pour le samedi 23 septembre 2023 à 17H mais la sélection se fera au fur et à mesure. En ce sens, nous encourageons les personnes intéressées à envoyer leur candidature le plus tôt possible. Seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront informé.e.s de la suite des sélections.