TERMES DE REFERENCE – FINANCE AND ADMINISTRATIVE OFFICER

Titre du poste: Finance and Administrative Officer

Type de contrat : CDI 

Statut : Salarié

Département: Operations

Duty Station: Antananarivo  

Se rapporte à : Head of Finance & Administration (HoFA)

A propos de Youth First

Youth First est une organisation de jeunes créée en 2011 ayant pour ambition de fédérer une communauté de jeunes croyant en leur potentiel, à la fois décideurs éclairés et acteurs du changement dans leur communauté. Depuis sa création, Youth First a travaillé dans sept régions de Madagascar (Tsihombe, Beloha , Ampanihy, Mananjary, Tuléar, Morombe, Tamatave) pour la mise en œuvre de divers programmes orientés vers l’autonomisation et le renforcement de capacité des jeunes et des structures de jeunes.

Avec son plan stratégique 2021- 2025, l’accent sera mis sur l’autonomisation économique des jeunes, parmi ses interventions de développement économique figurent la promotion de l’entrepreneuriat auprès des jeunes. Cette année, Youth First s’engagera encore à tous les niveaux pour porter haut la cause des jeunes.

FINANCE AND ADMINISTRATIVE OFFICER

CONTEXTE DU POSTE

Le Finance and Administrative Officer, sous la supérvision du Head of Finance and Administration, assure la bonne gestion des opérations au sein de l’organisation. La personne a pour responsabilité de veiller au respect des procédures administratives et financières mises en place au sein de l’organisation pour une bonne opérationnalisation des tâches.

ROLES ET RESPONSABILITES 

1. Finance et Comptabilité :

• Traiter les éléments et pièces comptables : réception, enregistrement et vérification,
• Classement et archivage ;
• Suivre et relancer les créances non liquidées (missions…) ;
• Effectuer la saisie des écritures ;
• Préparer les déclarations fiscales et sociaux ;
• Veiller à la conformité des éléments comptables par rapport aux exigences des procédures internes (régularité des factures) ;
• Appuyer dans les audits financiers des programmes et de l’organisation ;
• Assurer la conformité des rapports financiers et la cohérence des pièces justificatives soumises ;
• Etablir les rapports financiers de l’organisation et des programmes en conformité de règles des bailleurs ;
• Avec le Head of Finance and Administration contribuer à l’établissement des états financiers.

2. Gestion administrative :

• Veiller à la conformité des éléments administratives des pièces justificatives ;
• Assurer la gestion administrative et logistique de l’organisation ainsi que les programmes (inventaire, gestion stock, …);

3. Procurement :

• Collaborer avec les autres programmes et spécialistes dans l’identification des besoins en Achat ;
• Développer le plan d’achat de l’organisation et des programmesS
• Suivre le processus d’achat, et assurer la conformité des opérations selon le manuel de procédure de l’organisation ;
• Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins ;
• Valider et contribuer à l’assurance qualité des services rendus et achats au niveau des fournisseurs ou prestataires.

PROFIL RECHERCHE

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 23 à 30 ans. Les candidats devraient idéalement avoir une forte expérience dans la comptabilité et la gestion administrative et financière au sein des organisations. Dans l’idéal, nous sommes à la recherche d’une personne créative, polyvalente et ayant le sens de l’initiative.

EDUCATION ET EXPERIENCE

Essentiel : 

• Bacc+4 en Gestion, ou en Finance et Comptabilité ou dans les domaines en relation au poste ;
• Minimum deux ans d’expériences dans les domaines connexes à la gestion financière et administrative dans les grandes organisations et ONGs ;
• Expérience dans la budgétisation et le rapportage financier ;
• Compétence dans la comptabilité.

Désiré :

• Fait preuve de flexibilité ;
• Capacité avérée à travailler de manière autonome ;
• Expérience dans les approches innovantes en matière Finance et Comptabilité.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Supervision: Head of Finance and Administration

Internes :  les autres membres de l’équipe exécutive

Externes : Partenaires et les bailleurs de fonds

LIVRABLES PRINCIPAUX

• Budget ;
• Rapport financier mensuel ;
• Classement des pièces comptables ;
• Rapprochement bancaire ;
• Plan d’achat
• Dashboard de suivi des achats et la performance des prestataires / fournisseurs
• Inventaire

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES MINIMUM

La personne idéale devrait avoir les qualifications suivantes :

• Intelligence émotionnelle élevée (curiosité, écoute active et objective, ouverture d’esprit, proactif, innovant, attitude positive) ;
• Capacité d’adaptation et force d’initiative ;
• Forte connaissance du monde des nouvelles technologies et de son application pratique pour le développement ;

VALEURS REQUISES POUR TOUS LES STAFFS

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First et utiliser par chaque membre du STAFF pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

• Bienveillance
• Intégrité
• Humilité
• Equité
• Excellence
• Loyauté

CONDUITE ENVERS LES PERSONNES VULNERABLES

Youth First applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements dégradants avec ses valeurs fondamentales et son code d’éthique et de conduite, notamment l’exploitation et abus sexuels des personnes vulnérables, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Youth First adhère également à des normes strictes de protection des enfants, des adolescents et des jeunes.

PAIE ET BENEFICES

La rémunération s’aligne avec la grille salariale de l’organisation.

Nous vous offrons :

• Une opportunité de faire partie intégrante d’une équipe jeune, dynamique et professionnelle ;
• Une possibilité de travailler de manière indépendante et de prendre des responsabilités ;
• Des programmes professionnels et de formation ;

CLAUSES CONDITIONNELLES 

• Cette description n’est pas une liste exhaustive des connaissances, de tâches et de responsabilités associés à ce poste.
• Le contrat de travail pour ce poste est conditionné par le renouvellement de financement des bailleurs de fond.

CANDIDATURE

Pour envoyer votre candidature, veuillez remplir le formulaire en cliquant ici.

Deadline pour l’envoi de candidature : Mercredi 11 Mars 2022 à 16h00