TERMES DE REFERENCE

Finance and Administration Manager

DESCRIPTION DU POSTE

Titre du poste : Finance and Administration Manager

Statut : Consultant

Département : Operation Department

Duty Station : Antananarivo

Se rapporte à : Chief Executive Officer

A PROPOS DE YOUTH FIRST 

Youth First est une organisation non-gouvernementale œuvrant pour l’autonomisation des jeunes, dirigée par une communauté de jeunes experts et professionnels. Avec sa vision stratégique 2021-2025, Youth First a pour vision de contribuer à l’autonomisation socio-économique des jeunes Malagasy.

Ainsi pour les cinq prochaines années, Youth First s’engage à intervenir auprès des jeunes à travers les programmes de renforcement de capacité, à travers le développement des divers outils, la recherche sur les problématiques qui touchent les jeunes et le plaidoyer pour une participation inclusive des jeunes dans le processus décisionnel.

CONTEXTE DU POSTE

Le Finance and Administration Manager est le premier responsable du Département de l’Opération et dans ce sens assure le rôle d’une bonne gestion des opérations au sein de l’organisation. La personne a pour responsabilité de veiller au respect des procédures administratives et financières mises en place au sein de l’organisation et supervise les personnels clés du département pour une bonne opérationnalisation des tâches.

ROLES ET RESPONSABILITES

1. Opération et Administration :

• Superviser la gestion administrative et financière de l’organisation ;
• Etablir les états financiers ;
• Finaliser et assurer la qualité des rapports financiers à soumettre au niveau de chaque bailleur ;
• Superviser et assurer la conformité des procédures administratives et financières ;
• Assurer la conformité des procédures administratives et financières ;
• Etablir et suivre régulièrement les écritures comptables, le plan d’achat et les contrats en cours ;
• Assurer le paiement et la déclaration auprès du centre fiscal ;
• Assurer et préparer le paiement des salaires des personnels ainsi que la déclaration des avantages sociaux ;
• Suivre et mettre à jour les prises de congé des personnels.

2. Budgétisation et appui aux programmes :

• Avec l’appui technique auprès du département programmatique, diriger l’élaboration du budget annuel et le budget des programmes ;
• Effectuer la projection financière de l’organisation ;
• En collaboration avec le Head of Programmes, effectuer la planification et le suivi budgétaire ;
• Consolider et vérifier la cohérence des rapports financiers mensuels et trimestriels de l’organisation et, en collaboration avec le Head of Programmes, établir les rapports financiers des programmes ;
• Assurer un transfert de compétence et renforcement de capacité continu en matière de finance aux organisations ou structures bénéficiaires.

3. Contrôle financier et audit :

• Contrôler les déclarations fiscales et sociales ;
• Veiller au respect des règlementations et des procédures internes ;
• Vérifier les procédures internes des sous récipiendaires de l’organisation ;
• Préparer les documentations pour les audits financiers de l’organisation ;
• Définir le tableau de bord de performances financières des programmes et en assurer le suivi et interprétation continu ;
• Assister les auditeurs et assurer la préparation à l’audit.

PROFIL RECHERCHE  

Nous sommes à la recherche d’une personne engagée pour la cause des jeunes, âgée de 23 à 30 ans. Les candidats devraient idéalement avoir une forte expérience dans la gestion administrative et financière au sein des organisations. La personne devra avoir une forte connaissance des procédures avec les bailleurs traditionnels (Organismes des Nations Unies, USAID, UE, …). Dans l’idéal, nous sommes à la recherche d’une personne flexible qui a des ambitions d’apprentissages dans d’autres horizons que les opérations administratives et financières. Une personne créative, ayant le sens de la rigueur et méticuleuse, polyvalente et ayant le sens de l’initiative.

EDUCATION ET EXPERIENCE 

• Bacc+5 en gestion, audit et contrôle, en Finance et Comptabilité, en Administration ou dans les domaines en relation avec poste ;
• Au moins trois ans d’expérience dans les domaines connexes à la gestion financière et administrative des grandes organisations ;
• Expérience avec les procédures des grands bailleurs (organismes des Nations Unies, USAID, UE) ;
• Forte compétence dans la comptabilité et la gestion financière.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL 

Supervision : Chief Executive Officer

Internes :  les autres membres de l’équipe exécutive

Externes : Partenaires et les bailleurs de fonds

LIVRABLES PRINCIPAUX

• Rapport d’audit financier annuel ;
• Etat financier de l’organisation ;
• Arrêté mensuel du manuel d’inventaire ;
• Outils de suivi budgétaire périodique ;
• Projection financière périodique.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES MINIMUM 

La personne idéale devrait avoir les qualifications suivantes :

• Intelligence émotionnelle élevée (curiosité, écoute active et objective, ouverture d’esprit, proactif, innovant, attitude positive) ;
• Capacité à gérer une équipe ;
• Capacité d’adaptation et force d’initiative ;
• Forte connaissance du monde des nouvelles technologies et de son application pratique pour le développement ;

VALEURS REQUISES POUR TOUS LES STAFFS

Elles sont enracinées dans la mission et les valeurs de Youth First et utilisées par chaque STAFF pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités :

-Passion

-Intégrité

-Excellence et Professionnalisme

-Equité

-Loyauté

-Humilité

-Bienveillance

CONDUITE ENVERS LES PERSONNES VULNERABLES

Youth First applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements dégradants avec ses valeurs fondamentales et son code d’éthique et de conduite, notamment l’exploitation et abus sexuels des personnes vulnérables, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Youth First adhère également à des normes strictes de protection des enfants, des adolescents et des jeunes.

PAIE ET BENEFICES

La rémunération s’aligne avec la grille salariale de l’organisation.

Nous vous offrons :

• Une opportunité de faire partie intégrante d’une équipe jeune, dynamique et professionnelle ;
• Une possibilité de travailler de manière indépendante et de prendre des responsabilités ;
• Des programmes professionnels et de formation ;
• Une possibilité de voyager à l’étranger dans le cadre de projets.

CLAUSES CONDITIONNELLES 

• Cette description n’est pas une liste exhaustive des connaissances, des tâches et des responsabilités associées à ce poste.

Le recrutement et l’établissement de contrat de travail pour ce poste sont conditionnés par le renouvellement de financement des bailleurs de fonds.

CANDIDATURE

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